SøkKontakt oss
Denne personvernerklæringen er rettet mot kunder av Convene AS og har til hensikt å gi informasjon om hvilke personopplysninger vi innhenter og hvordan vi ivaretar ditt personvern.
Sist oppdatert: 31.03.2025
Personopplysninger er definert som informasjon som kan identifisere deg som person, for eksempel et identifikasjonsnummer, e-postadresse, gateadresse, telefonnummer eller en kombinasjon av disse som gjør det mulig å anslå hvem som befinner seg bak dataene.
Convene er en av Nordens ledende leverandører av selvbetjeningsløsninger for betaling og administrasjon. Selskapet er ansvarlig for behandlingen av personopplysninger som samles inn fra deg som kunde. Selskapet definerer formålet med innsamling og behandling av personopplysningene, samt hvilke virkemiddel som benyttes i denne sammenheng.
Kontaktinformasjon til den behandlingsansvarlige:
Convene AS
Grandavegen 26
6823 Sandane
Organisasjonsnummer 995 250 640
E-post: privacy@convenegroup.com
All behandling av personopplysninger reguleres av personopplysningsloven og EUs forordning for Personvern (GDPR) som omfatter regler om innsamling, registrering, sammenstilling, lagring og utlevering, eller en kombinasjon av disse. Lovverket forutsetter at den som skal behandle opplysningene har et rettslig grunnlag for behandlingen, dette omtales i det følgende som behandlingsgrunnlag. Alle lovlige behandlingsgrunnlag reguleres av personopplysningsloven (GDPR) artikkel 6.
I Convene behandler vi personopplysninger om deg som kunde på følgende behandlingsgrunnlag:
Personopplysningsloven (GDPR) artikkel 6 bokstav b – når behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i.
Ved inngåelse av en avtale med oss behandles de personopplysningene som er nødvendig for å oppfylle de kontraktsfestede forpliktelsene som følger av denne.
Personopplysningsloven (GDPR) artikkel 6 bokstav f – når behandlingen er nødvendig for å oppfylle en eller flere berettigede interesser.
I de tilfellene personopplysninger behandles på bakgrunn av en berettiget interesse er det foretatt en vurdering av hvorvidt behandlingen er nødvendig sett opp mot den identifiserte personens personvern. Et eksempel på dette er loggføring i forbindelse med kundekommunikasjon eller support hvor selskapets behov for dokumentasjon i tilknytning til henvendelsen vil være nødvendig for å kunne utføre korrekt saksbehandling.
Personopplysningsloven (GDPR) artikkel 6 bokstav a – når den registrerte har samtykket til behandlingen av sine personopplysninger for ett eller flere spesifikke formål.
Dersom samtykke er det rettslige grunnlaget for behandlingen av dine personopplysninger kan samtykke trekkes tilbake når som helst.
For å levere gode produkter og tjenester er vi avhengige av å samle inn ulike typer informasjon, inkludert personopplysninger. Vi behandler personopplysninger med det formål å oppfylle avtaler inngått med deg som kunde og i forbindelse med kundeadministrasjon.
Personopplysningene blir innhentet fra ulike kilder, som når du signerer en avtale med oss, kontakter oss, eller samtykker til å motta e-poster og bruker kundeportalen eller nettstedet vårt. For kunder som kommuniserer med oss igjennom fildeling eller en integrasjon mot vårt system, kan dette være en kilde til personopplysninger. Vi innhenter også oppdateringer fra offentlige registeret som Brønnøysundregisterene.
Convene behandler ikke særlige kategorier av personopplysninger om deg som kunde.
For å sørge for en trygg og riktig saksbehandling henter vi inn følgende informasjon:
Nedenfor har vi listet opp de situasjonene og stedene informasjonen innhentes og behandles, samt formålet med dette.
Kontraktshåndtering
I forbindelse med ditt kundeforhold hos oss behandler vi personopplysningene som følger direkte av den juridisk bindende avtalen. Dette vil typisk være bedrifts-, kontakt- og faktureringsinformasjon. Så lenge kundeforholdet løper vil vi også innhente eventuelle oppdateringer på din bedrifts organisasjonsnummer.
Dersom det er flere personer tilsluttet samme avtale vil også deres personopplysninger behandles.
Kundehenvendelser og support
Ved kontakt med vår supportavdeling vil Convene loggføre samtalen i et CRM-system. Av loggen vil det fremkomme hvem som har vært i kontakt med oss og årsaken til henvendelsen, samt eventuelle personopplysninger oppgitt av kunden selv så langt dette er nødvendig. Alle henvendelser vi mottar per e-post lagres i sin helhet. Informasjonen behandles for å kunne besvare og dokumentere kommunikasjonen mellom deg og oss, i tillegg til å bistå deg med dialog og avklaringer ovenfor dine kunder.
Opptak og lagring av samtaler
Som et ledd i vår kvalitetssikring og effektiv kundebehandling blir det i mange tilfeller gjort opptak av telefonsamtaler til vår supportavdeling med hjemmel i personopplysningsloven. Før opptak blir gjort, spilles det av en automatisk talebeskjed som informerer om opptaket og gir mulighet til å reservere seg via tastevalg. Lydopptakene blir lagret i tre måneder før de blir slettet. Tilgangen til opptakene er begrenset til de som har et tjenstlig behov, og all tilgang blir loggført med en kort begrunnelse dersom avspilling foretas.
Nettsider
Når du bruker nettstedene våre samler vi inn informasjon som f.eks. hvilken nettleser og enhet du bruker, IP-adressen din og hvor du befinner deg. Denne informasjonen kan ikke identifisere deg som bruker, da dataen blir brukt på et aggregert nivå. Se våre retningslinjer for informasjonskapsler om du ønsker å vite mer om hvordan vi samler inn denne informasjonen.
Nyhetsbrev og e-post
Når du registrerer deg til å motta nyhetsbrev samtykker du til at vi kan holde deg oppdatert på våre produkter og tjenester, dele nyheter og invitere deg til relevante arrangementer. For at vi skal kunne forbedre innholdet i vår kommunikasjon innhenter vi informasjon om hvordan du responderer på e-posten, for eksempel om e-posten blir åpnet og hvilke lenker som er klikket på. Du kan når som helst melde deg av ved å klikke på lenken “Meld meg av” i e-posten du mottar.
Kundeportal
For å logge inn i kundeportalen og få oversikt over din portefølje, må du bruke BankID. I forbindelse med oppsett av din bruker benyttes ditt personnummer til identifisering. Videre vil portalen behandle dine kontaktopplysninger som e-post og telefonnummer.
Kundeundersøkelser
Etter at du har vært i kontakt med vår supportavdeling sender vi ut en kort undersøkelse hvor vi spør deg om hvordan opplevelsen din med kundeservice var. Formålet er å forbedre oss slik at vi kan gi deg som kunde enda bedre service og levere bedre produkter og tjenester. Hvis du ikke vil dele denne typen opplysninger med oss, kan du la være å svare på undersøkelsen vi sender deg.
For å kunne administrere ditt kundeforhold, samt behandle henvendelser fra deg som kunde vil utvalgte medarbeidere hos oss ha tilgang til dine personopplysninger når det er nødvendig. Tilgang gis etter behov og i samsvar med de formål som er beskrevet. Alle våre medarbeidere er bundet av taushetsplikt.
Vi deler som hovedregel ikke personopplysninger med tredjeparter. Vi kan imidlertid dele opplysninger med våre samarbeidspartnere og underleverandører dersom det er nødvendig for å levere våre tjenester. Dette kan for eksempel gjelde systemleverandører for saksbehandling, datalagring, kommunikasjon og markedsføring. I slike tilfeller sikrer vi at delingen skjer i samsvar med inngåtte databehandleravtaler, og mottakerne har ikke anledning til å bruke opplysningene til andre formål enn det som er avtalt.
Convene beskytter dine personopplysninger i samsvar med GDPR og norsk lov. Det betyr at personopplysninger som behandles hos selskapet er sikret ut fra bestemmelser om konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Convene behandler også dine opplysninger i tråd med andre krav som settes til virksomheten.
Opplysninger som ikke lenger er nødvendige for å gjennomføre formålene beskrevet over, blir slettet. Noen typer data vil vi behandle for statistiske formål, men det er først etter at informasjonen er pseudonymisert eller anonymisert.
Dine personopplysninger blir ikke benyttet til automatisert behandling eller profilering.
Rett til innsyn og retting av opplysninger
Du har til enhver tid rett til å be om innsyn i personopplysningene som vi har registrert om deg, samt å få vite innholdet og hvor vi har innhentet opplysningene fra. Dersom personopplysningene er unøyaktige, ufullstendige eller irrelevante, har du rett til å be oss korrigere eller slette dem. Vi oppmuntrer deg også til å gi oss beskjed dersom noen av personopplysningene som vi har registrert om deg er feil.
Hvordan kan jeg endre eller klage på bruken av mine personopplysninger?
Du har innsigelsesrett dersom du mener at vi ikke har rett til å behandle dine personopplysninger. I slike tilfeller kan vi bare fortsette behandlingen hvis vi kan rettferdiggjøre årsaker som veier tyngre enn dine interesser, rettigheter og friheter. Vi kan alltid behandle dine personopplysninger dersom dette er påkrevet for å avgjøre, utøve eller forsvare rettslige krav.
Hvis du er misfornøyd med vår tilbakemelding eller mener at vi behandler dine personopplysninger på en urettferdig eller ulovlig måte, kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om Datatilsynet og deres klageprosedyre her.
Dersom du har spørsmål eller kommentarer vedrørende personvernerklæringen, ber vi deg kontakte oss på privacy@convenegroup.com.
For andre spørsmål ta kontakt via vårt kontaktskjema eller telefon 21 62 73 00.
Personvernerklæring holdes løpende oppdatert dersom vår behandling av dine personopplysninger endres. På convene.no vil du til enhver tid finne gjeldende informasjon.